１−６．成果に結びつける重要なポイント
このブログ「小さな組織の情報機動力戦略！」は、中小企業の経営者の方々を
対象としています。
経営のスピード化でお客様との信頼関係を作りたい方や、
iPadを購入したものの、個人的な利用の域を出ていなくて、
もっと効果のある活用分野を探したい方々に向けて情報を発信をします。
今回は、最新ITを導入して成果を出すための重要なポイントについて解説します。
１）投資効果を具体的にイメージする
２）経営者が率先して社員を引っ張る
３）適材を適所で使う
４）適切な技術習得の手段を選択する
１．投資効果を具体的にイメージする
新しい技術を検討する際に、経営者として必ずやっておいていただきたいことを
お話しします。
時々、「（新しい技術を）どういう使い方をすれば良いかわかりません」と
堂々とおしゃる経営者の方がいらっしゃいますが、
いくら専門知識がないと言っても、
「自分の会社の仕事に、何（どんな要素）を加えれば何が変わるか」、
その仮説を作るのはITの経営者の仕事で、他人に尋ねることではありません。
経営課題の考察は、ITの専門知識は殆ど必要なく、自分でできることです。
僕らのような専門家は、その課題（困りごと＝目標イメージ）を聞いて、
使える技術を選択するという「橋渡し」をするに過ぎません。
例えば、前々回、成功事例としてご紹介したX社長の事例でいうと、
「どこからでも、安全に、情報を自在に使える仕組みがあれば、
お客様からの問い合せに、いちいち事務所に戻らなくても、その場で
応えて安心してもらうことができるはずだ」
このような課題を思い付かれ、相談を受けたことをきっかけに、
具体的な技術の検討を行いました。
もし、興味はあるけれど、具体的にイメージできないとうことなら、
前回お話ししたように、お客様との信頼作りを目標にされることを
お勧めします。
かける費用の大小ではなく、投資としての経済効果をきちんと評価する
ためにも、具体的な職場の変化のイメージを自分なりに作っていただきたいと
思います。
２．経営者が率先して社員を引っ張る
ここでは最初に、反面教師の事例をご紹介します。
社長が社員の企画を審査、批評して、結果が良ければ採択みたいな会社が
ありました。（責任も自分で取れ、という方針のようでした）
商談の段階から、「ヤバいなあ。そんなので社員がやる気になるかなあ」
と心配していましたが、その心配が現実化してしまいました。途中で挫折。
そもそも、最新ITの導入は、携帯電話などを導入するのとは訳が違って、
非常にリスクが高いので、プロセスを踏んで組織で準備すべきものです。
だから、スタート時は社長が先導して指揮をとるべきです。
「失敗しても自分が責任を取るから心配せずにチャレンジしろ」みたいな。
それを社員の自主的な創意工夫でやらせるというのは、言葉は奇麗ですが、
社員に責任を押し付けて、失敗したら責任だけ取らせるというのと同じです。
こんなやり方では、社員は失敗した時の責任追及を恐れ、積極的な提案など
するはずがありません。
逆に上手く行ったケースです。
社長自ら、機械を手に取って、積極的に情報を集め使い方を研究する会社が
数社ありました。
例えば、勉強会を企画すると社長が真っ先に会場に来る、新しいアプリが
出ると社長が真っ先に使って見る。
そして「すごく良いものだから、あんたも使いなさい」と社員に勧める
ような会社です。
このような会社では、社員が強く刺激され、情報を使って仕事をする空気が
会社の中で育ち、社員から問題提起や改良の提案などが次々と出てきます。
経営者の姿勢ひとつで、会社の空気がこうも違うものかと驚かされます。
３．適材を適所で使う
iPadとパソコンの比較を例にとってお話をします。
iPadの活用がうまくできていない人が、iPadに「小さなパソコン」の
働きを期待しているのを感じることがあります。
しかしながら、iPadとパソコンには、「大きさや軽さ、起動のし易さ」
といった物理的な違いのみならず、情報利用の特質上、非常に大きな
違いがあります。
大雑把な言い方をすると、パソコンは自分の仕事（作業）の効率を
高めるための道具、iPadは他の人との意思疎通（コミュニケーション）
の効率を高める道具、という言い方ができます。
例えば、文書の作成を例にとると、パソコンのキーボードやマウス
などを使って入力する方が、iPadで文書を打ち込むよりも圧倒的に
作業効率が高いですね。
しかし、面談などで人と対話をしながら記録を取るような場合は
パソコンよりも、iPadの手書き入力アプリを使って手書きでメモを
残して、「後から変換」機能などでテキストに一括変換する方が
ずっと時間を節約できます。
このように、人と人が関わる場で、コミュニケーションに必要な
情報を引っ張り出したり、記録を残すシーンなどではiPadが、
逆に、人との関わり気にする必要が少なく、移動がなく自分の作業に
集中できる環境ではパソコンで仕事をする方が、はるかに効率が高いと
言えます。
無理にどちらかを選択するのではなく、今手元にあるものを活かす
という視点でも、各々の得意とする特質を理解して、利用シーンや
環境に合わせて適材を使うようにしましょう。
４．適切な技術習得の手段を選択する
まずは、組織や職場で、解決すべき課題を特定して共有してから、
必要になる技術を習得する手段や専門家を探すというプロセスを
取るのが良いと思います。
その時は、人の経験をフルに使うことが、短期間で必要な知識や
技術を習得する秘訣です。
例えば、皆さんの会社と取引があったり、お付き合いしている会社で、
経営者や営業担当者が目の前でiPadを使うのを見る機会があったら、
まずその人に聞いて見ることです。
どのような勉強したのか、どんな人の経験が役に立ったのか、
（あくまで「経験」であって知識ではない点に注意）
相手の経験と言うフィルターに使って、自分たちの課題解決を
役立ちそうな学習手段や専門家を見つけることができるかも
知れません。
専門家については、現場で汗をかいた経験がある方かどうかを、
十分にチェックすることをお勧めします。
奇麗ごとや理想論や、技術論に終始していないか、自分の経験
などを根拠にきちんと説明ができるか、そういう点をチェック
すれば、自分たちの職場の課題解決に役にたつかどうか、皆さん
に専門知識がなくても的確に判断できると思います。
以上のように、機械や技術ありきの、プロダクトアウトの教育
ではなく、あくまで、職場での課題解決の視点から検討を進めます。
そういう意味では、個人を対象にした一般教養セミナーなどは
効果はかなり限定的だと思います。
今回お話したことは、「できるはずだ」という予測論ではなく、
全て僕自信が現場での体験で検証をした経験則です。
最新ITを職場に導入する際には、当初予測していなかったいろんな
問題が起こることがありますが、是非参考にしていただければと
思います。
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１−５．最新ITを活用する目的
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前回の「１−４．最新ITの活用法はシステムで考える」で、最新技術を
活用する内容をどのように決めるかについてヒントをお伝えしました。
今回はこのテーマに関連した話題を解説します。
１．差別優位性を作る
「１−４」では、まず「身近な課題の解決」に目を付けること、そして次に
「既存の情報資産の組合わせ」て、できることを考えましょうとお伝えしました。
でも、実は、「解決したい課題」であれば、何でも良いという訳ではありません。
その課題を解決することで、他社が容易にマネできない、自社独自のユニークな
戦略が展開できるような、そのような課題を見つけなくてはなりません。
経営で言う「差別優位を作る」ためです。
そして、どのような差別優位であれ、皆さんが目指す「お客様との信頼づくり」を
促進するものでなくてはなりません。
少し一般論になりますが、お客様が皆さんの会社を選ぶ価値、言い換えると
皆さんの会社が目指す差別優位には、次の３つのタイプがあるそうです。
１）皆さんの会社だけが、そのお客様固有のニーズに対応することができる
（顧客密着戦略）
２）皆さんの会社だけが、他社が提示できない価格で商品やサービスを提供できる
（コスト優位戦略）
３）皆さんの会社だけが、これまでにはなかった新しい商品やサービスを持っている
（新商品開発戦略）
皆さんはお客様から選んでいただくため、お客様との信頼をより強固なものにするため、
どのタイプを目指しますか？
僕は、中小企業が、大手を含む他の企業との差別化を図り生き残るための戦略としては、
１）の顧客密着戦略を軸に選択されることをお勧めしたいと思います。
なぜなら、コスト優位や新商品開発は、企業体力の大きな企業の得意技だからです。
人海戦術で広範囲に策を打って同質化を仕掛ける、全方位作戦で消耗戦になります。
資本の小さな会社が、このような戦い方をしても勝ち目はありません。
「ここまでしてくれるの、あんたの会社だけやもん」という評価をいただくことを
目標にしましょう。
２．顧客との信頼作りで差別化を図る
実はご紹介した３つのタイプによって、最新ITの利用形態はかなり違ってきます。
１）の顧客密着戦略では「お客様ごとのニーズを、隠れた部分まで見通す」こと、
「それに合わせたサービスを、できるだけ早く提供する」ことが、何と言っても
重要な目標になります。
「新しい技術を何に使えば良いか、よくわからない」と感じる時は、
現状の仕事のやり方を変えて、お客様自身が気付いていないニーズまでを
掘り起こし、スピードを発揮して提供することで、
「あんたの会社だけや」と評価してもらうことを、
最新ITの活用の目標にしていただきたいと思います。
そういう意味で、このブログでは、「お客様に喜んでもらう」
ことでお客様との信頼作りを進めることを目標に、最新ITの
活用の仕方を解説します。
技術論やガジェットとしての面白さなどについては、
対象外とします。
※クラウドやiPadを活用した新しいスタイルの顧客管理ソリューションを
ご提供しています。興味のある方は以下のURL をクリックしてください。
１−４．最新ITの活用法はシステムで考える
このブログ「小さな組織の情報機動力戦略！」は、中小企業の経営者の方々を
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iPadを購入したものの、個人的な利用の域を出ていなくて、
もっと効果のある活用分野を探したい方々に向けて情報発信をしています。
今回は、「最新ITの活用法をシステムで捉えて考える」という話を、
iPadの活用を例にとって解説します。
１．職場ではiPadの活用法が見つからないという意見
iPadが日本で販売され始めて、既に３年半が経過しました。でも・・・
iPadを購入して、セミナーや勉強会などに参加して、一所懸命勉強して、
少しは使えるようになったのに、
仕事や職場の中では殆ど活用できていないという人がたくさんいます。
また、会社が導入したiPadの使い方を、社員の自主的な創意工夫に任せて
いるにも関わらず、
社員からなんの提案も上がってこないと嘆く経営者の方も結構おられます。
会社として、どんな仕事に、どんな目標を目指して活用すれば良いのか、
特に決まっていない、決められないということのように思えますが、
それは一体なぜでしょうか？
２．原因は情報処理スタイルの違いにある？
いくつかの原因が考えられますが、僕はiPadとパソコンの情報処理スタイルの違いが、
十分理解されていないことが、最も大きな問題点ではないかと考えています。
例えば、MS OfficeやLotusや国産の多くのソフトのように、パソコンでは
１つのアプリで自己完結的に多くの処理をすることができます。
一方、iPadのアプリの多くは、単機能的に作られたものが多く、それらは
転送アイコンで情報を別のアプリに送ることで、アプリを相互に連結して、
情報処理を行うように作られています。
ビジネスでは、短時間に多くの情報を多彩な方法で取り扱う必要があるために、
アプリも多種類で組み合わせも複雑になります。
このようなカルチャーの違いから、
長らくパソコンでの情報処理に慣れた方が、iPadの特徴を活かす使い方を
習得されるのには、少し時間が必要なのかも知れません。
３．単体ではなくシステムでの利用を考える！
一方、個人利用では、取り扱う情報の種類が少ないことから、アプリの
組み合わせが必要になるケースは少ないと考えられます。
だから、個人で利用する技術をいくら強化しても、職場の課題解決には
つながり難いのではないかと推察しています。
では、職場での活用を促進する方法はないのか、ということになりますが、
この件について、僕の考えをお話しします。
最初に、会社や職場で情報機器を導入する目的を今一度考えて見ましょう。
職場の問題や課題を解決し、仕事の生産性や創造性を高めることで、
新しい商品やサービスを創造したり、サービスのコストを下げるなど、
はっきり特定していなくても、感覚的にでも、何らかの意図を持って、
検討をされていると思います。
間違っても個人の知的好奇心を満足させたり、福利厚生の目的で導入する
なんてことではないはずです。
ではそこで、職場の中を良く思い出してください。今まで使って来たパソコンや、
ドキュメントスキャナーや、利用中のクラウドなど、様々な情報資産がありますよね。
iPadをこれらの情報機器と組み合わせて「システムとして活用」することで、
職場の課題解決につながる使い方ができないかを考えてください。
この「既存のものと組み合わせる」という発想が重要なカギになります。
４．ある保険代理業X社長の活用例
では、事例を使って解説します。
X社長は保険代理業で、数百のお客様とお付き合いされている経営者です。
保険業は今や総合代理店の時代。
同時に数社の保険会社の商品を取り扱うため、顧客情報や商品情報などが
膨大な量になり、情報を漏洩させない厳重な管理と、お客様の要求に迅速に
応えるという２つの要件を満たさなくてはなりません。
そこでX社長の事務所では、紙の資料を全廃し、電子化してクラウドで管理
することによって、この課題に対応することにしました。
システム（組合わせ）の概要をお話しすると、
１）ScanSnap（ドキュメントスキャナー）で読み込んだ資料をPDF化
２）Google上にデータベースを構築してパソコンでから保管
３）外出時にはiPadから検索して情報を参照
４）資料に手書きアプリで注釈を入れ、打ち合わせの記録として活用
このように、既存のパソコンをベースに、ScanSnap、iPad、Googleなどを組合わせ、
いつ、どこにいても、瞬時にお客様の要求に対応して１次応答ができるように
しました。
即答がお客様の信頼につながることは言うまでもありません。
ついでに言うと、実にしっかりしたセキュリティ対策までを行っています。
新たに導入したのはiPadとGoogleだけですが、これで仕事の進め方が
全く変わり、ものすごい瞬発力を発揮して顧客対応ができるようになりました。
これが「システムで活用する」という使い方の例です。
iPad単体や、１個のアプリ単体では、大したことはできないはずです。
活用が進んでいないと悩んでいらっしゃる方は、今、会社にある情報資産を
iPadと組み合わせて、問題解決ができないかを考えて見てください。
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１−３．IT活用の目標は情報コミュニケーション
このブログ「小さな組織の情報機動力戦略！」は、中小企業の経営者の方々を
対象としています。
経営のスピード化でお客様との信頼関係を作りたい方や、
iPadを購入したものの、個人的な利用の域を出ていなくて、
もっと効果のある活用分野を探したい方々に向けて情報発信をします。
このような真剣な姿勢で情報を求める方々の要望お応えするために、
書き物としても面白みは、敢えて犠牲にしています。
堅苦しく、決して一般ウケはしない内容ですが、どうぞご理解下さい（笑）
今回は、iPadやクラウドなどの最新のITを利用して、実現していただきたい
ゴールについて少し解説します。
１．事例紹介
iPadなどの情報機器をどのようなシーンや目的で使うと効果があるのか、
非常に良い事例をインタビュー動画にまとめて、YouTubeにアップロード
したのでご紹介します。
熊本市の（株）環境総合という水回りの設備サービスに特化した会社の
iPadの活用事例です。
iPad活用事例紹介（株式会社環境総合） - YouTube
２．コミュニケーションの効率化がポイント
環境総合さんの事例では、「見積もり業務」を迅速化したことによって、
お客様からの評価が一気に高くなった、というお話です。
ここで着目して欲しいことは、「見積もりを作成する」作業が早くなった
ということではありません。
もちろん、訪問先で見積もりを作成できることは大きな変化ですが、
それだけではなく、
見積もりのための部品の情報収集やお客様の過去の点検記録の確認や、
作成した見積もりをお客様に提示するまでの、
一連の「お客様の要求に対するレスポンス」が迅速化できたという点が
非常に重要なポイントです。
つまり「作業」ではなく、「コミュニケーション」の効率化を行った
結果得られた評価だということです。
３．作業や報告を迅速化する
もうひとつの事例をご紹介します。
例えば、お客様との商談や会議に参加した後、打ち合わせの結果をまとめて
関係者に報告したり、作業指示を依頼をするようなケースです。
これはビジネスの世界では非常に頻繁に起きる仕事ですね。
一般的には、メモで書き取った内容を事務所に持ち帰り、パソコンで清書して、
関係者にメールで配信するという手順で仕事を行ってきました。
しかし、面談先から次の訪問先に移動しなくてはいけない営業活動などでは、
会社に戻るまで、組織を動かすための報告や具体的な作業指示はできないので、
急ぐ際は電話で指示をするしかありません。
当然、細部まで確実に伝えることはできないし、ましてや相手がいなければ
伝言するしかありません。
そもそも、事務所への「移動」とか「清書」などという作業は、何の付加価値も
生み出しませんから、こんなものに時間を投資するのはやめたいものですね。
では、この動画をご覧下さい。iPadの手書き入力の「後から変換」という
機能を使って、報告や作業指示を効率化する活用例です。
iPADビジネス活用123 No.1「手書きのテキスト変換」 - YouTube
４．介護現場におけるケアの質を高める
３つめの事例をご紹介します。
介護の分野で利用者へのサービスをコーディネートするケアマネージャの仕事
での活用です。
ケアマネージャは利用者のお宅を訪問して、現状を調査したり（アセスメント）、
ケアプランを作成して介護事業者に指示を出すのが重要な仕事です。
ケアマネージャの仕事を効率化するために、多くの介護支援ソフトが提供されて
いますが、まだまだ多くのアプリはパソコンでしか動きません。
（2014年からようやく、本格的にiPadで使えるものが一部で出て来ました）
パソコンアプリを現場で動かす訳にはいかないので、殆どのケアマネは聞き取った
結果をメモにして、事務所に戻って再入力する仕事を夜遅くまでやっています。
この事務所のパソコンでしか動かない介護支援ソフトを、iPadを使って遠隔操作で
現場から動かすことで、アセスメントを利用者宅で行ったり、経過支援記録の入力
を効率化する活用例です。
ケアマネの時間を、利用者へのケアという介護の本質的な部分に集中させるための
使い方です。
「iPadスーパー実践塾」介護事業所向け教育事例 - YouTube
５．作業ではなく「サービスのクォリティの向上」を目的に使う
３つの事例を動画でご紹介しましたが、iPadをどのような目的で使うのが効果的か、
ご理解いただけましたか？
コミュニケーションを取りたい「相手の存在」があることが大きなポイントです。
社内での報告や作業指示、お客様への情報提示、利用者へのサービス提供、
いずれも場合も、自分の作業の効率化という視点ではなく、提供するサービスの
クォリティを向上させるという目的ですね。
このような活用は、従来のパソコンを使ったやり方ではできない仕事です。
情報処理ではなく「情報コミュニケーション」で活用する！
このような視点で見れば、新しいITを使って、これまでにはなかった新しい
サービスを生み出すこともできるのではないでしょうか？
※クラウドやiPadを活用した新しいスタイルの顧客管理ソリューションを
ご提供しています。興味のある方は以下のURL をクリックしてください。
このブログの内容（構成）について
このブログ「小さな組織の情報機動力戦略！」は、これから以下のテーマで解説を行っていきます。
ただし、その時々の状況で、優先的に他の話題を入れる可能性がありますので、どうぞご了承ください。
構成（目次）
１．小さな組織の情報活用戦略とは
１−１．はじめまして
１−２．中小企業は情報機動力の強化を戦略に！
１−３．IT活用の目標は情報コミュニケーション
１−４．最新ITの活用法はシステムで考える
１−５．最新ITを活用する目的
１−６．成果に結びつける重要なポイント
２．注目しておきたい技術と特質
２−１．各ハードウェアの特質について
２−２．システムの中核になるクラウド
２−３．ビジネスで活用したい重要アプリ
２−４． 効果的な通信技術の使い方
２−５．情報メディアの活用目的
３．技術を選択する際の留意点
３−１．技術の内容より価値を理解しよう
３−２．最新技術の利点を生かすためには
３−３．技術を検討する際の注意点
４．顧客管理システムの特徴
４−１．「顧客管理」で目指すもの
４−２．ます時間軸で捉えて分析する
４−３．カレンダー連携型の顧客管理
４−４．カレンダーから添付資料を開く
４−５．カレンダーを共有する
５．連携させて活用したい最新の技術
５−１．Office文書を活用する
５−２．手書き入力でらくらくインプット
５−３．その場で撮影して動画を編集
５−４．どこからでも遠隔会議
５−５．クラウドを同期させ連携して活用
５−６．リーモートデスクトップで遠隔操作
６．小さな組織での活用事例紹介
６−１．保険業のX社長の契約管理
６−２．設備サービス業のM社長の見積り効率化
６−３．建築設計業のK社長の作品画像による営業
６−４．不動産業のF社長の動画の販促活用
７．導入を上手に進めるポイント
７−１．過度な統制や放任は逆効果
７−２．こまめな目標をPDCAで達成
７−３．社長の右腕を１人作る
７−４．IT と経営の両方の視点を持たせる
８．セキュリティ対策について
８−１．徹底した自己責任で管理する
８−２．活用と守りのバランスを取る
８−３．「情報KYT活動」のすすめ
８−４．すぐに着手できる効果の大きい対策
９．クリエイトバリューのサービスご紹介
９−１．専門家派遣制度によるワンポイントアドバイス
９−２．社内文書倉庫構築サービスによるシステム構築
９−３．iPadスーパー実践塾による経営者個別レッスン
最後に⇒「今後の展望と戦い方」
１−２．中小企業は情報機動力の強化を戦略に！
僕はコンサルタントとして、中小企業の経営者の皆さんを対象に、会社の情報機動力を活かし経営のスピードを上げて、各々のお客様との信頼関係を作るお手伝いをしています。
そのための非常に有力な戦略ツールとして注目しているのが、「クラウド」と「iPad＆Phone」などの最新のIT（情報技術）です。
実際、多くの企業さんでこれらのツールが導入されていますが、個人的な活用の段階で、組織や職場での活用は未だできていないとおっしゃる企業さんが多いので、
経営と技術の両面からご支援をすることで、この現状を少しでも変えたいと思っています。
なぜかというと、「クラウド」と「iPad＆Phone」を組織的に上手く活用することで、
これまでは難しかった、スピード感を活かした「お客様との信頼づくり」が比較的短期間でできるからで、この戦略づくりを是非ご支援したいのです。
お客様とのきめ細かな関係作りを戦略的に進めることで、大企業と堂々と立ち向かえる戦い方も決して夢ではないと思っています。
実は、僕がお付き合いしている中小企業で、これらの最新のITを上手く使って、独自の業務改革を進めている会社があります。
このような中小企業さんでの活用の実例をご紹介して、革新の材料として活用していただきたいというのがこのブログを立ち上げた動機です。
いずれも現場で実践を通じて検証されてきた活用事例を中心にご紹介します。
Facebookページやホームページでは書き難いことも含めて、さらに具体的な情報を発信したいと思います。
そんな目的ですから、趣味というより経営よりの、やや固い内容になるかも知れませんが、どうぞよろしくお願いいたします。
