２−２．注目したいクラウド（前半）
このブログ「小さな組織の情報機動力戦略！」は、中小企業の経営者の方々を
対象としています。
経営のスピード化でお客様との信頼関係を作りたい方や、
iPadを購入したものの、個人的な利用の域を出ていなくて、
もっと効果のある活用分野を探したい方々に向けて情報を発信をします。
中小企業が情報化投資を行う時、できるだけお金をかけずに、
しかも短期間で取り組む事ができるシステム構築技術がクラウドです。
クラウドというと、アマゾンに代表される商用システムや、
Dropboxのようなデータ保管用のストレージなどをイメージされるかも
知れませんが、
いくつかのクラウドを連携させてシステムを組むと、
各々のクラウドが持つ、データ保管機能とは全く別の独特の性格が
表に出て来ます。
それらが互いに相乗効果を発揮して、全体で大きな力を発揮するように
なります。
僕は、この方法を使って中小企業の皆様にシステムを企画し、
ご提供しています。
「２−２．注目したいクラウド」では、全体を前半と後半の２つに分けて、
以下のクラウドについて、
システムを組む際に威力を発揮する重要な機能を解説します。
１）GoogleApps （カレンダー、ドライブ、Gメール）
２）Dropbox
３）OneDrive
４）Evernote
まず前半では、
GoogleApps （カレンダー、ドライブ、Gメール）について解説します。
１．Googleカレンダー
Googleというと、検索機能やGメールなどが良く知られていますが、
実は、GoogleApps（グーグルアップスと読む）という大きなサービスの集合体で、
古くからある検索機能や、最近のGメールもその１つです。
実は検索機能やGメールも非常に重要な機能ですが、システム化を考える時、
まず最初に検討していただきたいのがGoogleカレンダーです。
Googleカレンダーは、今や業界標準となっているカレンダー・サービスで
世界中のカレンダーソフトが規範にしてインタフェースを取っています。
組織やチーム内でのスケジュールの共有や、アクセス管理などに非常に
優れた機能を持っていて、多くの企業がチーム内のスケジュール管理に
使用しています。
例えば、表示色の切替え、共有しているメンバーの切替え、リマインダー、
ビデオ会議ハングアウトとの連携、などチームがスケジュールを共有して
使うための機能が充実しています。
さらに注目すべきことは、Googleカレンダーと連携して動くプラグインが
豊富に準備されていて、
機能の拡張が簡単にできるという、非常に大きな特徴があることです。
例えば、カレンダーに関連資料を添付できるプラグインを使うと、
カレンダー上のイベントをクリックして、
添付資料を引き出して、すぐに参照する、などという使い方が、
プログラム開発をしたりしなくとも、非常に簡単にできてしまいます。
ちなみに、
この「カレンダーを起点にして、あらゆる情報を一元的に管理する機能」は、
なんと無料で使えます。
中小企業の皆様には、今すぐにでも注目していただきたい機能です。
２．Googleドライブ
Googleが提供するデータ保管ストレージのサービスです。
他のストレージ系のサービスに比べると、以下の２つの点で大きな特徴があります。
１）Googleカレンダーとの連携が可能
先ほど、Googleカレンダーの説明で「関連資料を添付できる」機能を
解説しましたが、これはGoogleドライブに保管した情報が対象です。
いったんGoogleドライブに情報をアップロードしておけば、
いつでもカレンダーに添付し、カレンダーから開くことができるようになります。
他のストレージ系のクラウド・サービスでは
Googleカレンダーと連携できるものはありません。
尚、Googleドライブでは、マイクロソフトのWord、Excel、パワーポイントなどの
Office文書を開いて表示する互換機能を持っています。
レイアウトの復元が１００％互換ではなく、復元できないものもあるので、
プレゼントの場でお客様に見せるのは苦しい場合がありますが、
自分自身で内容を確認したい時などは、すごく重宝します。
尚、PDF形式の情報は全く問題なく、完全な形で復元し開く事ができます。
２）特定の関係者と特定の範囲の情報を共有する
Googleドライブが他のストレージ系のサービスよりも格段に優れている
機能です。
Googleドライブの特定のフォルダーの下に含まれるサブフォルダーや、
その配下の全てのファイル群を、
特定の相手のGメールアドレスを指定することで、
相手を限定して共有することができます。
この機能を使うと、メール添付では送ることができない
動画データのようなサイズの大きなファイルや、
あるフォルダーの配下の全ての情報を、
「送る」るのではなく「瞬時に共有する」という方法で、
相手に見てもらうことができます。
また、相手と情報を共有する際には、アクセス制限として、
コメント可、編集者、閲覧者という
３つのレベルのアクセスコントロールを行うことができます。
Gメールアドレスを明記するので、特定の相手にしか開くことができず、
情報の共有と機密管理を同時に行うことができます。
３．Gmail（Gメール）
既に非常にポピュラーになった感のあるGメールですが、
メールシステムとしては、非常に優れたスパムフィルタ機能や完全暗号化など
優れた特性があります。
しかし、それ以上に僕が注目しているのは、
Gメールアドレスを、GoogleAppsのログインID（Googleアカウント）として、
Google全体の共通IDとして使えるという点です。
なぜかというと、Gメールアドレスを登録するだけで、GoogleAppsの
全てのサービスが利用できるようになるからです。
GoogleAppsの機能はプラグインなどを活用して拡張することができるので、
Gメールアドレスを登録するだけでシステム機能の拡張が簡単にできる、
という訳です。（しかも無料です）
利用者を増やすための戦略でしょうが、これは、ものすごいものを考えついた
ものだと関心させられます。
では、Gメールアドレスやプラグインなどを使って実現できる機能の中から、
身近なものや、非常に効果のあるものを３つご紹介します。
１）カレンダー連携
google.comというサーバに登録することで、iPadのオリジナルカレンダーと
Googleカレンダーを完全に同期させることができます。
２）連絡先連携
google.comというサーバに登録することで、iPadのオリジナルの連絡先と
Gmail システム内の連絡先を完全に同期させることができます。
３）クラウド連携
GoogleDrive、Dropbox、Oneドライブ、Evernoteなどのストレージ系の
サービスを自動的に同期させて、
各クラウドサービスに、全く同じ構造のファイルシステムを共有させる
ことができます。
この連携（同期の機能）を利用すると、
データを１つのクラウドに登録するだけで、
GoogleDrive、Dropbox、Oneドライブ、Evernoteなどのサービスが持つ
各々の独自の機能を、
簡単に利用することができるようになります。
この機能は僕が独自に技術開発を行ったもので、非常に強力です。
システム構築をする際の中核の技術として使っているので、
「５−５．クラウド間連携」で再度、詳しく解説します。
以上、今回の前半では、GoogleAppsの中から、システム構築の際に利用したい
重要なサービスをご紹介しました。
次回、後半では、残りのDropbox、Evernote、Ondriveを解説します。
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